14 tecnologias híbridas de local de trabalho para impulsionar o futuro do trabalho

O que é um modelo de local de trabalho híbrido?

O modelo de local de trabalho híbrido é uma mistura de funcionários presenciais e remotos, em que, em qualquer semana, os funcionários podem dividir seu tempo entre ir ao trabalho no local e trabalhar em casa.

Como líder dentro da empresa, você desejará fazer parceria com outros líderes da organização para decidir quais estratégias apoiarão a força de trabalho combinada. Aqui está uma olhada nas tecnologias de local de trabalho híbrido que não só ajudarão os funcionários a permanecerem produtivos em seu local de trabalho preferido, mas também garantirão que os dados da organização estejam seguros, permitindo que os funcionários acessem os dados de que precisam.

A implantação do trabalho remoto exige estratégia e gerenciamento de risco. Empresas precisam se reinventar para implementação de trabalho remoto a longo prazo.  Mais de dois terços das empresas sofreram repetidos ataques cibernéticos após a transição induzida por COVID para o ambiente de trabalho remoto.

Muitas organizações desenvolveram uma força de trabalho remota quase da noite para o dia devido ao COVID-19. Alguns trabalhadores agora querem continuar remotos mesmo após o fim da pandemia. No entanto, transformar pedidos temporários de trabalho em casa em um plano permanente exige mais do que uma boa videoconferência. Você precisa de uma estratégia de trabalho remoto, de políticas e operações para executá-la.

De acordo com uma pesquisa Gallup realizada de 2020, 60% dos trabalhadores que trabalharam em casa durante a pandemia desejam continuar trabalhando em casa mesmo depois de todas restrições as atividades de negócios e escola forem suspensas.

Mas tornar o trabalho remoto a norma para uma porcentagem significativa de trabalhadores exige mais do que um bom aplicativo de videoconferência e cadeira de escritório confortável. Requer uma mudança na organização, mentalidade em relação ao trabalho que está sendo feito, funções e habilidades de sua força de trabalho e como você define um local de trabalho.

Requer novas diretrizes que permitem a uma organização navegar por uma ampla e variedade de cenários de trabalho remoto. E isso requer RH, processos fiscais, jurídicos , financeiros e tecnológicos que rastreiam, compensam, e se envolver com uma força de trabalho que atua em casa.

Sistema de rastreamento de candidatos

Dois componentes devem ser os principais quando você considera o recrutamento . A primeira é a necessidade de um software que ofereça suporte a uma força de trabalho remota: seu sistema de rastreamento de candidatos deve permitir que recrutadores, gerentes, candidatos, entrevistadores e aprovadores executem todas as suas ações remotamente. A segunda consideração é seu pool de talentos. Com uma força de trabalho híbrida, você não está mais confinado a contratar funcionários em uma cidade, estado ou país específico. Como organização, você pode querer atualizar sua estratégia de recrutamento para determinar a melhor forma de aproveitar esta nova oportunidade.

Ferramentas de colaboração

Ferramentas de colaboração de equipe – ou software de colaboração de equipe – referem-se aos inúmeros tipos de software e serviços online que as empresas e seus funcionários podem usar para rastrear o progresso em projetos comuns, independentemente da localização física. As ferramentas de colaboração de equipe incluem armazenamento em nuvem, sincronização de documentos e ferramentas de compartilhamento de arquivos, mensagens instantâneas e quadros brancos online, para citar alguns.

Plataforma de comunicação

Parte da categoria mais ampla de ferramentas de colaboração, vários aplicativos podem ajudar a oferecer suporte à comunicação ad hoc entre funcionários. Esses aplicativos também podem ser usados ​​para compartilhar informações com todos os funcionários ou apoiar grupos de funcionários que trabalham em um projeto comum. Slack e Microsoft Teams são exemplos bem conhecidos dessas ferramentas.

Gerenciamento de documento

Para oferecer suporte ao trabalhador remoto, uma organização exigirá um aplicativo para armazenar e compartilhar arquivos eletrônicos, em vez de depender de arquivos em papel. As ferramentas de compartilhamento de arquivos permitem que as equipes distribuam e transfiram arquivos rapidamente e forneçam acesso a outros membros. Esses aplicativos removem o processo de transferência do e-mail, livrando as caixas de entrada da inundação perturbadora de arquivos e notificações. Os arquivos compartilhados podem ser qualquer coisa, desde documentos a vídeos ou mesmo software.
Com um sistema de gerenciamento de documentos instalado, você pode controlar quem pode ver, editar e excluir arquivos em sua organização. Para garantir que todos os funcionários tenham o mesmo acesso às informações de que precisam, pode ser necessário digitalizar os arquivos existentes e aqueles que continuam a exigir uma assinatura, como os de agências governamentais.

Gerenciamento de capital humano

O software de gerenciamento de capital humano (HCM) é fundamental para qualquer organização moderna. Geralmente inclui RH básico, gestão de talentos, gestão de força de trabalho, entrega de serviços e outras tecnologias, como análise. Embora esteja disponível no local, um HCM baseado em nuvem é uma tecnologia de local de trabalho híbrida fundamental.
Ter um sistema de HCM disponível remotamente para todos os funcionários é fundamental para garantir que os dados sejam acessíveis e mantidos por funcionários, gerentes e RH.

Ferramentas de gerenciamento de capacidade de escritório

Recomendações de distância social e restrições de capacidade continuam existindo em muitas partes do mundo. Isso afeta naturalmente os locais de trabalho, e você deve estar ciente das diretrizes de segurança aplicáveis, incluindo possíveis limitações de capacidade no local de trabalho da sua organização. Para garantir que a organização permaneça dentro dos limites aceitáveis, você precisa encontrar uma maneira de controlar os recursos disponíveis aos funcionários à medida que eles entram e saem do seu escritório. Procure ferramentas de gerenciamento de capacidade, como aquelas que empregam ferramentas de registro ou sensores de ocupação para forças de trabalho maiores.

Automação de limpeza de escritório

À medida que mais funcionários voltam ao escritório permanentemente ou como parte de uma força de trabalho híbrida, você precisa repensar sua abordagem em relação à limpeza do escritório. Manter os trabalhadores seguros requer protocolos de limpeza mais rigorosos. Além de enfocar o distanciamento social e os limites de capacidade, sua organização pode precisar recorrer a IA, alertas de automação, tecnologia inteligente e robôs para ajudar no suporte às necessidades de limpeza do escritório. Por exemplo, existem aplicativos que podem notificar a equipe de limpeza do escritório quando uma reunião terminou ou quando um funcionário não está mais usando um balcão de hotel. Além disso, mais organizações estão recorrendo a tecnologias e robôs inteligentes para suporte de limpeza de escritório. E tecnologias como a luz ultravioleta podem ajudar a desinfetar espaços de escritórios.

Aplicativos de aprendizagem de funcionários

De acordo com uma série de pesquisas, os trabalhadores de hoje estão tentando deixar seu emprego atual para trás – até 40%, segundo algumas estimativas. Muitas organizações, por outro lado, estão ansiosas para contratar e achando difícil fazê-lo. Apoiar a experiência do funcionário, as necessidades de conformidade e cultivar as habilidades dos funcionários por meio de aplicativos de aprendizagem é a chave para qualquer organização hoje, incluindo locais de trabalho híbridos.
Os sistemas de gerenciamento de aprendizagem e as plataformas de experiência de aprendizagem podem facilitar o treinamento a qualquer hora e em qualquer lugar e capturar informações de conclusão. Você também deve investigar outras tecnologias de aprendizagem para apoiar a experiência do funcionário no local de trabalho híbrido.

Ferramentas móveis

Mesmo antes da pandemia de COVID-19, o uso de dispositivos móveis estava crescendo exponencialmente. Quando a pandemia atingiu, as ferramentas móveis tornaram-se linhas de vida para manter os funcionários conectados, executando a implementação de tecnologia e voltando a um novo normal. Esteja os funcionários trabalhando no escritório ou remotamente em um determinado dia, eles precisam de determinados recursos para realizar seu trabalho. Isso inclui conectividade, a capacidade de pesquisar informações da organização e a capacidade de fornecer aprovações. O software e as ferramentas móveis são essenciais para garantir essa produtividade.

Aplicativos de integração

Com o potencial de novos funcionários ocuparem posições 100% remotas, você precisa repensar sua abordagem de integração e pode precisar de um aplicativo de integração baseado em nuvem que forneça flexibilidade e segurança. Por exemplo, um aplicativo de integração pode ajudá-lo a compartilhar informações com os novos contratados, como políticas, material de treinamento e informações sobre sua organização. Ele também pode fornecer uma maneira independente da localização de apresentar novos funcionários às suas equipes e colocá-los na cultura da empresa.

Ferramentas de gestão de desempenho

Em um ambiente onde a relação funcionário-gerente é remota ou apenas ocasionalmente em pessoa, os funcionários precisam de metas claras e check-ins regulares para garantir que estão recebendo feedback oportuno . Os gerentes podem facilmente entrar no “longe da vista, longe da mente” mentalmente, deixando o funcionário por conta própria e inseguro se seu desempenho está atendendo às expectativas.
A tecnologia é crítica no suporte a este aspecto do local de trabalho híbrido, mas o gerenciamento de desempenho contínuo é uma abordagem estratégica em primeiro lugar. Isso significa que a alta liderança e suas equipes de RH devem ter mensagens claras sobre as melhores práticas e metodologias para apoiar o treinamento dos gerentes em dar feedback.

Sistema de reserva

Se a sua organização planeja oferecer “hotelaria“, onde os funcionários reservam uma mesa para os dias em que estão no escritório, você precisará encontrar uma forma de os funcionários reservarem o espaço de trabalho. Você pode usar o mesmo aplicativo usado para reservar salas de reuniões. No entanto, se sua organização oferece várias opções de hotelaria, você pode querer encontrar aplicativos mais direcionados ou intuitivos para facilitar o processo de reserva.

Software de segurança

Ambientes de trabalho flexíveis exigem uma abordagem sofisticada de segurança . Muitas organizações confiaram em VPNs, mas alguns especialistas em segurança acreditam que isso deixa as organizações vulneráveis ​​a malfeitores, pois, em muitos casos, a autenticação VPN dá ao usuário acesso irrestrito à rede corporativa. Em resposta, muitas organizações estão procurando métodos alternativos de acesso remoto, como acesso à rede de confiança zero. (veja mais em O que é segurança de rede Zero Trust)

Software de videoconferência

O uso de videoconferência cresceu exponencialmente na esteira da pandemia COVID-19. Essas ferramentas de colaboração oferecem flexibilidade e conexão inigualáveis ​​por outras ferramentas. Até esse ponto, a videoconferência também será fundamental para permitir que os membros da equipe remotos e no escritório se conectem. Isso é especialmente importante para conectar membros da equipe durante reuniões híbridas .

Os fornecedores estão trabalhando em recursos que visam especificamente locais de trabalho híbridos. Por exemplo, fornecedores de videoconferência disseram que o enquadramento individual será fundamental em locais de trabalho híbridos. Esse recurso trata os participantes da reunião de maneira igual e tem o objetivo de ajudar os funcionários a ler as expressões faciais e a linguagem corporal dos participantes da sala de conferências.